Los profesionales autorizados deberán mantener copia de todos los permisos y documentos relacionados, según lo determine la Oficina de Gerencia de Permisos, expedidos por ellos por el periodo que el Secretario Auxiliar determine, mediante reglamento. Los profesionales autorizados entregarán los expedientes de permisos otorgados por éste a la Oficina de Gerencia de Permisos, en conformidad con el Reglamento Conjunto, así como los planos aprobados con las correspondientes estampillas adheridas y canceladas, o en forma digital, según requerido por ley. Los profesionales autorizados podrán realizar el pago de estampillas adheridas y canceladas, o en forma digital, asociados a documentos, certificaciones u otros trabajos que fueren para obras de construcción, siempre y cuando, la acción esté autorizada por sus respectivos colegios, juntas y licencias. Estas facultades serán reconocidas en el Reglamento Conjunto de Permisos.

Los profesionales autorizados remitirán a la Oficina de Gerencia de Permisos un índice mensual indicando los permisos emitidos, no más tarde del décimo día calendario del mes siguiente al mes informado, en el que harán constar los números de éstos, el nombre de la parte proponente, la fecha, la dirección de la propiedad y el objeto del permiso, certificación o documento.

En dicho informe el profesional autorizado deberá certificar haber remitido a la Oficina de Gerencia de Permisos el pago por los cargos, aranceles y derechos correspondientes a la solicitud y expedición del permiso dentro del término estipulado en este capítulo. De no haber emitido permiso durante algún mes, el profesional autorizado enviará a la Oficina de Gerencia de Permisos un informe negativo para ese mes.

Cuando la oficina del profesional autorizado se encuentre localizada o instalada en un edificio construido en madera o construcción mixta, deberá estar provista de cajas de acero o hierro a prueba de fuego, para guardar en ellas copia de todos los permisos y documentos relacionados.

En caso de fallecimiento o incapacidad mental o física de carácter permanente de un profesional autorizado, será deber de sus herederos, sucesores o causahabientes, entregar dentro de treinta (30) días calendario, copia de todos los permisos y documentos al Director Ejecutivo. En caso de que el profesional autorizado cesare voluntaria o involuntariamente del desempeño de sus funciones, dicho término será de quince (15) días laborables.